GTD de andar por casa con The Hit List

Llevo unos meses intentando organizarme mejor para atender mi trabajo (en mi trabajo actual tengo muchos tipos diferentes de demandas en muy diferentes ámbitos y es difícil tenerlas todas en cuenta). He leído algo sobre la metodología GTD (Getting Things Done, Terminar las Cosas) y soy capaz de ver lo razonable del método, pero me cuesta seguirlo a rajatabla.

Por eso cuando probaba algunas aplicaciones para gestionar las tareas siempre acababa bastante frustrado.

Hace un tiempo en MacHeist lanzaron uno de sus paquetes de aplicaciones, que es una buena manera de hacerte con algunos programas que te interesan por un precio más que razonable. Lo compré por otra aplicación, pero como "bonus" venía The Hit List.

The Hit List es un pequeño programa especializado en hacer listas de tareas, a las cuales puedes asignar fechas (de comienzo y finalización), prioridades y etiquetas. Además, puedes dividir las tareas en subtareas y anidar estas indefinidamente.

Al poco tiempo de trastear con la aplicación empecé a pensar que podría servirme para montar mi versión personal del método GTD y en ello estoy. De momento, he empezado a utilizarlo sólo con el trabajo y tengo pensado ver cómo incorporar el resto de tareas.

Y la receta es...

1. Anoto las tareas en la lista Inbox, que es lo mínimo que se espera que hagas con una tarea en el método GTD. O sea que, cuando alguien me pide algo o yo decido que tengo que hacerlo lo anoto (a no ser que se pueda o deba hacer de forma inmediata, claro). Basta con pulsar la tecla retorno y se crea una línea para la nueva tarea (también se puede arrastrar un archivo o un email que haya que revisar). Y ahí se queda hasta que...
2. Reviso la lista Inbox. Esto es el segundo mínimo que hay que hacer. Cada vez que hay un rato, echo un vistazo a la lista y trato de pensar brevemente en cada tarea. En ese momento puedo decidir poner una fecha para empezarla, fijo un plazo, le asigno una prioridad o una etiqueta, o tal vez la divido en unas pocas tareas más pequeñas, o creo un proyecto (ver el punto 4). Y, si es posible, me pongo a hacer alguna. Lo importante de este punto es hacer algo con cada línea, aunque sólo sea anotar una idea, subdividirla, aplazarla, delegarla... Y tratar de sacarla de la lista Inbox. Creo que parte de la eficacia del método depende justamente de que "jugar" con las tareas, te ayuda a concentrarte y a tomar decisiones sobre ellas.
3. Cuando termino una tarea la marco. Últimamente estoy experimentando con la preferencia del programa de no "automarcar" una tarea cuando completo las subtareas ya que, a veces, hay que hacer algo más hasta tenerla terminada.
4. Cuando una tarea es muy amplia, creo una nueva lista. Según el método, una tarea compleja se convierte en un proyecto. En mi caso, lo que hago es crear una nueva lista y muevo allí la tarea con todas sus subtareas.

Más detalles

Lo anterior es lo básico de mi metodología. Pero hay algunos trucos más.

Inbox automatizado

El programa incluye de serie dos colecciones de tareas: una de las tareas para hoy y otra de las que vienen en los próximos días. No están mal, pero después de un tiempo me di cuenta de que no me resultaban útiles para priorizar mis tareas porque no me informaban correctamente de las tareas retrasadas o más urgentes.

Así que creé una "Smart Folder", que recoge todas las tareas que cumplan cierta condición. En mi caso la condición es "Due on the last 10 days" (tareas que tenían que estar hechas en los últimos 10 días). A esta carpeta la llamé "Pendientes para hoy".

En la Carpeta "Pendientes para hoy" puedo ver los trabajos que deben terminarse ese día y los que llevan retraso (la carpeta Today no los muestra). Es muy visual, porque The Hit List pone una señal de alerta en las tareas que han pasado de fecha. En cierto modo esa es mi carpeta "Inbox" real.

Etiquetas

También hago uso de algunas etiquetas sencillas. En The Hist List, se añade una etiqueta tecleando el símbolo "/" y a continuación la etiqueta, sin dejar un espacio (por ejemplo /Delegar). También hay un símbolo para los contextos, que es la arroba.

Las tareas pueden verse organizadas por etiquetas o contextos en lugar de dentro de sus listas, lo que es útil cuando quieres tener por ejemplo una lista de la compra en tal tienda, o de las operaciones que tienes que hacer en tal sala.

Fichas

Por último, el programa tiene dos modos de ver las tareas: en listas o como fichas. Las fichas son muy cómodas para añadir notas, comentarios o ideas que tengan que ver con la tarea. Por su parte, las listas son ideales para la revisión rápida y la división en subtareas.

Sincronización mediante Dropbox

Para sincronizar entre dos ordenadores he descubierto que se puede hacer usando Dropbox y poniendo el archivo The Hit List Library (que originalmente está en tu Librería/Soporte de Aplicaciones) en una de las carpetas compartidas. Con un poco de cuidado puedes tener tus tareas sincronizadas entre un portátil y un sobremesa o, como es mi caso, entre el equipo de cada y del trabajo.

The Hit List aún en beta

Tal como está The Hit List a mí me va muy bien, pero en realidad el programa está aún en beta y lleva un tiempo con el desarrollo un poco parado. Se supone que hay una versión para iPhone en camino y hay algunas mejoras pendientes para la versión de escritorio.

Cuesta 49,99 dólares, que es un precio un tanto elevado, aunque a mí al adquirirlo en "paquete" me salió muy bien en comparación (es lo que pagué por una docena de programas).

Por supuesto, hay otros programas para hacer GTD, pero estoy convencido de que tienes que buscar el que más se adapte a tu forma de pensar o actuar. Eso es lo que me ha pasado a mi con The Hit List después de probar algunos otros y diversos sistemas de trabajo. Así que esta "receta" puede que no te valga, pero espero que te aporte alguna idea.